Pengertian, Syarat-syarat, Jenis Dan Fungsi Arsip

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
Kompetensi  Dasar:  Mengidentifikasi Pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi Arsip

A.    Pengertian Arsip
a.    Secara bahasa 
        Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
b.    Menurut  Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :
1)  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.
2)  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
c.    Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
d.     Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
e.    Kesimpulan:
Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

B.    Syarat- syarat Arsip
1.Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C.    Jenis- Jenis Arsip
1.    Berdasarkan Fungsi
(a)Arsip dinamis
    Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
(b) Arsip statis
    Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
2.    Berdasarkan Nilai Guna
a.Nilai guna primer meliputi:  Nilai guna administrasi ,Nilai guna hukum,Nilai guna keuangan,Nilai guna ilmiah dan teknologi
b. Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna pembuktian, Nilai     guna informasi
3.    Berdasarkan sifat
Arsip tertutup,Arsip Terbuka,Arsip Sentral,Arsip pemerintah,Arsip unit
4.    Berdasarkan Keasliannya
    Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5.    Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.


6.    Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7.    Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Arsip penting
Arsip vital

D.    Fungsi Arsip
a.    Arsip dinamis  merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi ini memiliki 2 macam, yaitu  fungsi dinamis aktif(pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.
b.    Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi ini terdiri atas fungsi permanen dan mati.
Contoh: ijazah SMA bagi mahasiswa.

Daftar Pustaka:

Anggrawati Dewi.2010.Mengelola Sistem Arsip.Bandung:CV ARMICO.

    Kearsipan UT.2010.Jenis-Jenis Arsip.Diakses melalui http://kearsipan-ut.blogspot.com/2010/10/jenis-jenis arsip.htmlKEARSIPAN –UT, pada tanggal 16 April 2014.
    Anggraeni Dian.2013.Sistem Kearsipan.Diakses melaluihttp://dian4nggraeni.wordpress.com/category/kearsipan, pada tanggal 16 April 2014.