Powerpoint Pengertian,Ruang Lingkup,dan Tujuan Pengelolaan Kearsipan

Silahkan click here untuk membuka powerpoint tersebut

Powerpoint Pengertian,Syarat,Jenis,dan Fungsi Arsip

Silahkan klik di sini untuk membuka Powerpoint tersebut

Powerpoint Oragnisasi Kearsipan, Masalah Poko, Dan Kedudukan Kearsipan dlm Organisasi

Silahkan click here untuk membuka Powwrpoint tersebut ^^

Selamat Datang^^

Sebelum Mengerjakan Soal Ujian, mohon baca materi materinya dulu yaa ^^

SOAL UJIAN MATERI KEARSIPAN SMK

Struktur Kurikulum SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN (2013

Struktur Kurikulum SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN (2013) click here !

SILABUS KEARSIPAN

Silabus Kearsipan click here !

Organisasi Dan Masalah Pokok Kearsipan Serta Kedudukan Kearsipan Dalam Organisasi

KI 3:
Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasikan Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
A.    Organisasi kearsipan
Organisasi kearsipan merupakan     .Organisasi kearsipan terdiri dari :
1.    Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara,dan
2.    Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan     daerah
3.    Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara
     Setiap daerah / kota memiliki arsip sendiri sebagai data – data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah / kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. Arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat d i daerah – daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1.
Rincian Lembaga Kearsipan Nasional (di Indonesia):
1. Arsip Nasional RI
2. Arsip Daerah Provinsi
3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota
4. Arsip Perguruan Tinggi
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Unit Kearsipan terdiri dari:
1). Lembaga Negara
2). Pemerintahan Daerah
3). Perguruan Tinggi Negeri
4). BUMN
5). BUMD
Fungsi Unit Kearsipan, yaitu sebagai:
1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Lembaga Kearsipan:
 ANRI
- Lembaga Kearsipan Nasional
- Wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari : Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik, Organisasi masyarakat dan Perseorangan
- Pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi
- Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait
- Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, dapat membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki nilai keberlanjutan.
Arsip Daerah Provinsi:

(1). Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
(2). Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk arsip daerah     provinsi.
(3). Pembentukan arsip daerah provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

Pasal 23
Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 ayat (4), arsip daerah provinsi memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.
4). Arsip daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
b. lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.

Selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (4), arsip daerah kabupaten/kota memiliki tugas melaksanakan:
a. pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggaran pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
Pembentukan arsip daerah provinsi dan arsip daerah kabupaten/kota dilakukan oleh pemerintah daerah masing-masing.
Arsip Perguruan Tinggi:

(1). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2). Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
(3). Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4). Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a). pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi; dan
b). pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.
- Pasal 33 Yang dimaksud “arsip milik negara” adalah arsip yang berasal dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan negeri, BUMN dan/atau BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara.

B.    Masalah Pokok Kearsipan
Menurut Drs. The Liang Gie
Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :
1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.
Drs. E Martono
1.    Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2.    warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.
3.    Warkat setiap hari  selalu bertambah.
4.    Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat.
5.    Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6.    Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
Drs. Moekijat
1.    Penggunaan sistem penggolongan yang salah.
2.    Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak jelas.
3.    Pegawai yang tidak terlatih.
4.    Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
5.    Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan penghapusan warkat.
6.    Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
7.    Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat /surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.
8.    Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
9.    Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/ tidakmemadai.
10.    Pegawai pengelolaan arsip  tidak /kuarng adanya bimbingan dari pimpinan     dalam menjalankan tugasnya.
11.    Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
12.    Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
13.    Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan yang     disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untukmencegahnya     seperti bencana alam.

Cara Pemecahan Masalah
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat,meliputi:
a.System abjad (alphabetic system)
b.System masalah (subject system)
c.System tanggal (chronologi system)
d.System wilayah (geographic system)
e .System nomer (numberic system)
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan     pengandilian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
1)    Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab)
2)    Penggunaan racun serangga
3)    Tindakan preventif (pencegahan
4)    Memperhatikan kondisi arsip
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a.Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin      tik, mesin stensil, stempel, karbon.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti  fillingcabinet,     lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya ds   
5. Penyelenggaraan penyusutan warkat   
6. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat:
     Menurut Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang mutlak harus dimiliki pegawai arsip, yaitu:
1.      Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata-rata normal.
2.      Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam       untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan     angka-angka dalam warkat.
3.      Memiliki sifat kecermatan.
4.      Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil.
5.      Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.
6.      memiliki sifat pertimbangan yang baik.
Disamping itu pegawai arsip harus:
1.      Mengetahui pengetahuan tata kearsipan.
2.      Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya
3.      Mengenal seluk beluk organisasi dengan tugas-tugas dan pejabat-pejabatnya.
4.      Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.
Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi:
1.      Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:
a.       Surat menyurat dan arsip.
b.      Seluk beluk organisasi atau instansi.
c.       Tata kearsipan.
2.   Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan teknik tata kearsipan:
a.       Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar
b.      Cekatan, cerdas dan kreatif
c.       Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab
d.      Ramah dan sopan
e.       Loyal dan dapat menyimpan rahasia
f.        Sehat rohani dan jasmani
C.    Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerjadalam suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri terhadap asing yang menjadi wewenangnya.
Arsip pusat (unit sentral ) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip  kantor tersebut.
1.    Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang sudah terlaksana maupun perencanaan kegiatan
2.    Sebagai sumber ingatan
3.    Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan.
4.    Sebagai bahan pertimbangan pengawasan.
5.    Sebagai bahan pertimbangan
6.    Sebagai bahan pertimbangan pertanggungjawaban.
7.    Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan.


Daftar Pustaka
Agus.2013.Masalah Pokok dalam Kearsipan.Diakses melaluihttp://mas-agusjp.blogspot.com/2013/09/masalah-pokok-dalam-kearsipan-dan.html, pada tanggal 20 April 2014.

Syifa Achipa Chipong. 2011.Lembaga kearsipan.Diakses melalui  http://chipongsemangat45.blogspot.com/2011/10/lembaga-kearsipan.html, pada tanggal 20 April2014.

Ruth Aline Marlina.2010.Pengetahuan Dasar Kearsipan.Diakses melalui http://ruthmarlina.blogspot.com/2010/10/pengetahuan-dasar-kearsipan.html, pada tanggal 20 April 2014.

Pengertian, Ruang Lingkup, dan Tujuan Pengelolaan Kearsipan

Pengertian, Ruang Lingkup, dan Tujuan Pengelolaan Kearsipan

KI 3:

Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
Kompetensi Dasar:
Mengidentifikasi Pengertian, Ruang lingkup, dan tujuan pengelolaan kearsipan.

A.    PENDAHULUAN
Sejarah kearsipan
1. Secara praktis
    Kearsipan merupakan aktivitas yang telah ada sejak 3000 tahunsebelum masehi. Misalnya :
     Di Messir, ada catatan di daun papirus
2. Secara Ilmiah
    kearsipan merupakan suatuilmu pengetahuan yang berkembang atau dikembangkan. Misalnya:
 1) di negara-negara barat : diawali sejak munculnya revolusi   industri.
    2) di Indonesia mulai memasuki abad ke 20
B.    PENGEERTIAN
a.    Menurut Kamus Administrasi:
    kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.
b.    Menurut Drs. E. Martono
    kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila sewaktu waktu diperlukan maka dapat ditemukankembali dalalm waktu singkat.
c.    Menurut R. Soeharto:
    kearsipan adalah aktivitas penerimaan,pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
d.    Kesimpulan
Kearsipan adalah kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sisitem tertentu,sehingga apabila arsip tersebut diperlukan, maka dapat ditemukan kembali secra tepat dalam waktu yang singkat (cepat).

C.    RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. Penerimaan,meliputi : pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.
2. Pencatatan, meliputi:
    pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.
3. Penyimpanan, meliputi:
    pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan.
4. Perawatan, meliputi:
    menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan.
5. penggunaan/pelayanan, meliputi:
    menyusun tata tertib dan menyiapkan  serta perangkat pelayanan.
    Pelayanan terhadap peminjaman arsip
    Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.

6. Penyusutan dan Pemusnahan ,meliputi:
    menyusun retensi arsip,menilai penggunaan arsip,membentuk panitia,membuat usulan,melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.
*Istilah
-Retensi arsip : jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.
-Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:
    AP =   ∑    PERMINTAAN
                               × 100 % 
          ∑    TERSIMPAN
jikakurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau  dimusnahkan.
-Membentuk panitia : jika diperlukan unutuk representatif
-Membuat usulan : - membuat permohonan untuk penyusutan
               -menunggu jawaban
-Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang                 disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.
-Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan :
setiap tahap ini dilakukan maka  panitia harus membuat berita acara.
D.    TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP
1.    Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Akuisisi Arsip Statis
a.    arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak        langsung.
b.     Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
c.     Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
d.     Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
e.    Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
Pengolahan Arsip Statis
a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.
Preservasi Arsip Statis
a.Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
b.Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.
Akses Arsip Statis
a. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.
b. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
c. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis
a. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
b. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta  arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
c. Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
d. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
e.Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
- tidak menghambat proses penegakan hukum;
- tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya;
- tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
- tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
f. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan
. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
h. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
i. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.
2.    Pengelolaan Arsip Dinamis
a.    Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
b.    Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
c.    Tujuan Pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah
d.    Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- penciptaan arsip;
- penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
- penyusutan arsip.
c. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
d. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
e. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya secara akurat.
e.    Penciptaan Arsip Dinamis
- Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
- Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
- Pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip
f.    Penggunaan Arsip Dinamis
- Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
- Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
- Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
g.    Pemeliharaan Arsip Dinamis
a. Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
b. Pemeliharaan arsip dinamis sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.
h.    Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA (jadwal retensi arsip) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
i.    Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Jadwal Retensi Arsip.
a. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
b. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
j.    Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
k.    Pemusnahan Arsip
a. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang:
- tidak memiliki nilai guna;
- telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
b. Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
c. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan         pencipta arsip yang bersangkuran.




Daftar Pustaka:
Anggrawati Dewi.2010.Sistem Arsip.Bandung:CV ARMICO.

Elsieifayani.2013.PengelolaanArsipDinamis.Diaksesmelaluihttp://elsieifayani.blogspot.com/2013/01   /pengelolaan-arsip-dinamis.html,pada tanggal 20 April 2014.

Sudaryanto.2013.Mata kuliah Manajemen Kearsipan Semester 3.



   

Pengertian, Syarat-syarat, Jenis Dan Fungsi Arsip

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,  kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
Kompetensi  Dasar:  Mengidentifikasi Pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi Arsip

A.    Pengertian Arsip
a.    Secara bahasa 
        Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
b.    Menurut  Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :
1)  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.
2)  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
c.    Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
d.     Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a. Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c. Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
e.    Kesimpulan:
Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

B.    Syarat- syarat Arsip
1.Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C.    Jenis- Jenis Arsip
1.    Berdasarkan Fungsi
(a)Arsip dinamis
    Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
(b) Arsip statis
    Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
2.    Berdasarkan Nilai Guna
a.Nilai guna primer meliputi:  Nilai guna administrasi ,Nilai guna hukum,Nilai guna keuangan,Nilai guna ilmiah dan teknologi
b. Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna pembuktian, Nilai     guna informasi
3.    Berdasarkan sifat
Arsip tertutup,Arsip Terbuka,Arsip Sentral,Arsip pemerintah,Arsip unit
4.    Berdasarkan Keasliannya
    Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5.    Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.


6.    Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7.    Berdasarkan Sifat Kepentingannya
Arsip penting
Arsip vital

D.    Fungsi Arsip
a.    Arsip dinamis  merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi ini memiliki 2 macam, yaitu  fungsi dinamis aktif(pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.
b.    Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Fungsi ini terdiri atas fungsi permanen dan mati.
Contoh: ijazah SMA bagi mahasiswa.

Daftar Pustaka:

Anggrawati Dewi.2010.Mengelola Sistem Arsip.Bandung:CV ARMICO.

    Kearsipan UT.2010.Jenis-Jenis Arsip.Diakses melalui http://kearsipan-ut.blogspot.com/2010/10/jenis-jenis arsip.htmlKEARSIPAN –UT, pada tanggal 16 April 2014.
    Anggraeni Dian.2013.Sistem Kearsipan.Diakses melaluihttp://dian4nggraeni.wordpress.com/category/kearsipan, pada tanggal 16 April 2014.